Retos en el Manejo de Datos para Restaurantes

Como parte del proyecto que estamos desarrollando de la mano de Mastercard Strive, buscamos brindar soluciones a los pequeños negocios gastronómicos con interfaces adecuadas para obtener respuestas rápidas a partir de sus propios datos. A continuación te presentamos los principales retos que hemos identificado durante las sesiones de trabajo con los propietarios y trabajadores  de los negocios, con quienes estamos co-creando una herramienta que les permita aprovechar al máximo los datos que han recopilado históricamente.

Diversidad de las fuentes de datos 

La fragmentación de datos representa uno de los mayores desafíos operativos para los restaurantes. En el día a día, estos negocios se enfrentan a la compleja tarea de gestionar información que se almacena en diferentes formatos y ubicaciones, como lo son  hojas de cálculo, servicios en la nube, sistemas POS, formularios de producción. 

Esta variedad de fuentes dificulta la integración de datos, que se refiere al proceso de combinar y armonizar múltiples fuentes en un formato unificado y coherente que pueda utilizarse para diversos fines analíticos, operativos y de toma de decisiones. Sin un sistema que integre toda esta información, estos objetivos se dilatan y pierden precisión, afectando la capacidad del restaurante para responder ante posibles oportunidades o pérdidas en el momento adecuado. 

La dispersión de información genera obstáculos significativos para la toma de decisiones Por ejemplo, cuando un restaurante quiere responderse ¿cuáles productos deberían mantenerse en la oferta y cuáles deberían ser retirados según su movimiento?o ¿cada cuanto se debe pedir un producto de acuerdo a la cantidad venta de ese producto? 

debe navegar entre diversos sistemas para obtener una imagen completa. La consolidación manual de estos datos no solo consume tiempo valioso del personal administrativo, sino que también aumenta significativamente el margen de error en los análisis. 

Calidad y precisión de datos

La falta de integración entre los sistemas de gestión en los restaurantes obliga a realizar tareas manuales y procesos repetitivos, lo que genera incoherencias que afectan la calidad de la información y comprometen los análisis, lo que puede llevar a  conclusiones equivocadas sobre la información. 

Por ejemplo, cuando un restaurante maneja sus ventas en un sistema POS y el inventario en hojas de Excel, debe unificar toda esta información manualmente. Durante este proceso, es común encontrar problemas como: 

• Nombres de productos escritos de diferentes formas (‘Coca-Cola’, ‘Coca Cola’, ‘CocaCola’) Cantidades registradas en distintas unidades (gramos vs kilos) 
• Fechas en formatos diferentes (DD/MM/AA vs MM/DD/AA) 
• Duplicación de órdenes al consolidar pedidos de múltiples plataformas

Este problema, junto con la falta de personal capacitado o dedicado exclusivamente a la gestión de datos, dificulta la gestión de datos sumado a los costos y tiempos que requieren. A menudo, quienes manejan la información carecen de la formación necesaria para realizar estas tareas de manera eficiente, agravando los problemas de calidad en los datos.

Este reto tiene un impacto directo en la operación del negocio. Errores en reportes de ventas y decisiones equivocadas en la compra de insumos son ejemplos claros de cómo la mala gestión de datos puede afectar la rentabilidad y el desempeño general del restaurante. Implementar procesos de validación y limpieza de datos es crucial para garantizar la fiabilidad de la información y tomar decisiones acertadas que impulsen el éxito del negocio.

Aprovechamiento del histórico de datos 

A medida que un negocio gastronómico crece, también lo hace la cantidad y complejidad de sus datos, lo que representa un reto significativo para los gestores del negocio. Aprovechar al máximo esta información histórica acumulada no es tarea sencilla, ya que requiere habilidades específicas y herramientas tecnológicas avanzadas para transformarla en conocimiento útil.

Tener la capacidad para responder a preguntas cruciales, como: ¿Cuáles son las recetas cuyo coste ha aumentado debido al incremento en el precio de las materias primas? ¿Qué promociones personalizadas se pueden diseñar para un cliente basándose en su historial de consumo? Exigen una gestión de datos eficiente que permita evidenciar la trazabilidad de las operaciones y realizar análisis comparativos de manera rápida y precisa.

Acceso en tiempo real

En su operación diaria, los restaurantes suelen revisar sus datos de manera parcial semana a semana o generar informes al final del mes. Estas revisiones abarcan aspectos clave como los ingresos obtenidos según los medios de pago utilizados (efectivo, tarjeta, QR), la incorporación de nuevos productos al inventario, y el registro detallado de las recetas y subrecetas necesarias para la preparación de los platos.

La falta de integración periódica de los  datos de diferentes sistemas es un desafío porque  los datos suelen estar  desfasados en el tiempo y brindan una visión limitada y estática, en lugar de un panorama actualizado, dificultando la toma de decisiones informadas en tiempo real y reduciendo la capacidad del negocio para adaptarse a cambios operativos o del mercado. Al implementar procesos que minimicen inconsistencias y optimicen la consolidación de información, se facilita un análisis dinámico del desempeño. Esto permite decisiones ágiles, precisas y fundamentadas en datos actualizados, mejorando la eficiencia operativa y la capacidad de respuesta del negocio.

Interpretación y análisis de datos

La mayoría de restaurantes carece de personal especializado en análisis de datos, lo que dificulta la transformación de información en decisiones concretas. Esta limitación no es solo técnica: dedicar tiempo y costos a la interpretación de datos representa una inversión significativa que muchos negocios no están preparados para asumir.

Los retos en el manejo de datos son una realidad cotidiana para los restaurantes, y en Datasketch entendemos perfectamente esta necesidad. Por eso, hemos desarrollado una solución pensada para transformar la manera en que los restaurantes gestionan su información. Nuestra app integra múltiples fuentes de datos (prueba la versión de prueba gratis) en un único lugar, automatiza procesos para minimizar errores y aprovecha el historial de datos para identificar patrones que impulsan decisiones estratégicas.

No necesitas ser experto en datos ni realizar grandes inversiones, convertir tu información en acciones inteligentes que impulsarán el crecimiento de tu negocio.